Obavijest o obradi podataka kandidata

Ovaj dokument ne traži vašu izričitu privolu — osim na jednome mjestu

Ovaj dokument samo informira. Za zaprimanje i ocjenjivanje vaše prijave ne treba nam vaša izričita privola; budući da ste prijavu poslali sami, svojom voljom, obrada svoju pravnu osnovu ima drugdje (vidi 8. poglavlje). Jedino mjesto na kojem je potrebna izričita privola jest čuvanje vaše prijave u BAZI KANDIDATA nakon završetka ocjenjivanja; ta se privola u obrascu traži zasebno, u posebnom polju.

Članak 5/1-(f) Naputka o postupku i načelima kojih se treba pridržavati pri ispunjavanju obveze informiranja (Službeni list 10.03.2018. / 30356) zabranjuje spajanje obavijesti o obradi i izričite privole u istom polju. U obrascu one nisu spojene: potvrda da ste pročitali obavijest o obradi i suglasnost za čuvanje u bazi kandidata dva su odvojena polja, a drugo dolazi neoznačeno.

Ovaj dokument ne zamjenjuje KVKK obavijest o obradi osobnih podataka, koja opisuje obrasce za ponudu i servis na stranicama; čita se zajedno s njom. Kolačići su pak opisani u zasebnom dokumentu, Politici privatnosti i kolačića. Ta tri dokumenta ne zamjenjuju jedan drugi.

Verzija i datum posljednjeg ažuriranja na vrhu stranice pokazuju koje izdanje ovog dokumenta čitate.

1. Identitet voditelja obrade

U skladu s člankom 10. KVKK-a i člankom 4/1-(a) Naputka voditelj obrade je niže navedena pravna osoba. Prijava Ljudskim resursima upućena je istoj pravnoj osobi; vaša prijava ne ide agenciji za savjetovanje u području ljudskih resursa ni bilo kojoj drugoj tvrtki.

• Tvrtka: ÖZKOÇ HİDROLİK MAKİNA SAN. VE TİC. A.Ş.
• Adresa: Ömerli Mah. Hadımköy-İstanbul Cad. No:196, 34555 Arnavutköy / İstanbul, Turska
• Telefonski broj: +90 212 550 48 06
• Adresa e-pošte Ljudskih resursa: ik@ozkoc.com.tr
• Opća adresa e-pošte: ozkoc@ozkoc.com.tr
• Radno vrijeme: 07:00–17:00 (UTC+3)

2. Što ovaj obrazac radi, a što ne

Obrazac za prijavu Ljudskim resursima obrazac je za OPĆU PRIJAVU. Na stranicama nema popisa otvorenih radnih mjesta; ne prijavljujete se na određeni oglas, nego se predstavljate.

Ispunjavanje obrasca ne stvara ugovor o radu, obvezu zapošljavanja ni predugovor. Obrazac ne otvara članstvo, korisnički račun ni lozinku; ne naplaćuje se ništa i ne traže se podaci o kartici.

Obrascu se ne prilažu datoteke. Vaša se prijava prosljeđuje u poslovni sandučić Ljudskih resursa ÖZKOÇ-a na adresi ik@ozkoc.com.tr i čuva u zapisu prijave na poslužitelju na kojem se nalaze ove stranice. Životopis pak e-poštom šaljete na istu adresu, ik@ozkoc.com.tr; vaša je prijava potpuna tek sa životopisom. Životopis pristigao e-poštom čuva se samo u sandučiću Ljudskih resursa.

3. Osobni podaci koji se obrađuju u obrascu za prijavu

Obrađuju se sljedeća polja. Ako polje koje nije obvezno ostavite prazno, taj podatak uopće ne nastaje.

• Ime i prezime — radi utvrđivanja čija je prijava i pravilnog oslovljavanja
• Adresa e-pošte — radi pisanog odgovora na vašu prijavu
• Broj telefona — kako bismo vas kontaktirali radi razgovora o prijavi
• Tekst poruke — radi razumijevanja u kojem području i s kojim obrazloženjem želite raditi
• Životopis — NE PRILAŽE SE obrascu; šaljete ga e-poštom na adresu ik@ozkoc.com.tr i nužan je za dovršetak vaše prijave. Njegov je sadržaj opisan u 4. i 5. poglavlju
• Vrijeme slanja i broj zapisa — radi jedinstvenog označavanja prijave i sprječavanja dvostrukog bilježenja iste prijave

4. Životopis koji šaljete e-poštom i njegov sadržaj

Vaš se životopis ne prilaže obrascu; šaljete ga e-poštom na adresu ik@ozkoc.com.tr i vaša je prijava potpuna tek sa životopisom. Što će biti u toj datoteci, određujete vi; od vas se ne traži nikakav poseban podatak i ne nameće se obvezan predložak životopisa. To znači da je sadržaj u vašim rukama — i istodobno znači da iz njega možete izostaviti podatke koje niste dužni poslati.

Za ocjenjivanje prijave trebaju nam ovi podaci: stupanj obrazovanja, radno iskustvo, stručne kompetencije, certifikati, znanje stranih jezika i kontaktni podatak preko kojega vas možemo dobiti.

Podaci koji NISU POTREBNI za ocjenjivanje i koje vas molimo da ne šaljete: turski osobni identifikacijski broj, preslika osobne iskaznice ili putovnice, mjesto i datum rođenja, bračni status, podaci o supružniku i djeci, imena roditelja, potvrda o prebivalištu, preslika vozačke dozvole, podaci o bankovnom računu, fotografija za dokumente, podaci o vojnom roku, liječnička potvrda ili podatak o invaliditetu, uvjerenje o nekažnjavanju, članstvo u udrugama, zakladama i sindikatima, vjera i politički stav.

Ako se neki od tih podataka doista pokaže potrebnim u kasnijoj fazi postupka zapošljavanja, zatražit ćemo ga od vas ZASEBNO, uz navođenje svrhe i pravne osnove. U trenutku prijave ne traži se.

5. Posebne kategorije osobnih podataka — ne tražimo ih i ne koristimo ih

Članak 6. KVKK-a POSEBNIM KATEGORIJAMA osobnih podataka smatra podatke o zdravlju i spolnom životu, vjeri, vjerskoj zajednici i drugim uvjerenjima, rasi i etničkom podrijetlu, političkom mišljenju, filozofskom uvjerenju, odijevanju, članstvu u udrugama, zakladama i sindikatima, kaznenim osudama i sigurnosnim mjerama te biometrijske i genetske podatke, a njihovu obradu vezuje uz stroge uvjete.

U obrascu za prijavu ne postoji nijedno polje koje traži te podatke. Ne želimo ih i molimo vas da ih ne šaljete.

Unatoč tome, životopis prema vlastitom odabiru osobe koja ga je sastavila može sadržavati podatke o zdravstvenom stanju, invaliditetu, krvnoj grupi, kaznenoj evidenciji, članstvu u udruzi ili sindikatu, vojnom roku, vjeri ili političkom stavu. Ako nam takav podatak stigne iako ga nismo tražili: taj podatak NISMO ZATRAŽILI; činjenica da ste ga poslali NE ZNAČI da ste dali izričitu privolu i ne smatra se da je privola pribavljena; NE KORISTI SE u ocjenjivanju prijave niti služi kao osnova za bilo koju odluku; ne prenosi se u zaseban zapis, popis, pretraživo polje ni proračunsku tablicu; čim se uoči, ili se taj dio trajno prekriva ili se cijeli dokument briše i od vas se traži verzija koja te podatke ne sadrži.

To nije iznimka, nego pravilo: za obradu posebnih kategorija podataka nemamo valjani uvjet obrade i ne pokušavamo ga stvoriti. Najbolji je ishod da nam ti podaci uopće ne stignu; drugi najbolji jest da se, kada stignu, izbrišu.

6. Podaci drugih osoba koji se nalaze u vašem životopisu

Polje koje se u životopisima često pojavljuje jesu osobe za preporuku. Kada napišete ime, funkciju ili kontaktni podatak osobe za preporuku, njezine ste nam osobne podatke prenijeli. I ta je osoba ispitanik u smislu KVKK-a, a nama se nije obratila sama; možda i ne zna da su nam njezini podaci stigli.

Zato vas molimo da prije upisivanja podataka o osobi za preporuku tu osobu o tome obavijestite. S osobama za preporuku stupa se u kontakt samo radi ocjenjivanja ove prijave i samo ako je potrebno; njihovi podaci podliježu roku čuvanja vaše prijave, brišu se zajedno s njom i ne koriste se ni u koju drugu svrhu.

Isto pravilo vrijedi za svaki podatak o trećoj osobi koji stavite u životopis: čita se samo radi ocjenjivanja vaše prijave, ne umnožava se i ne unosi u zaseban zapis.

7. Svrhe obrade vaših osobnih podataka

Vaši se podaci obrađuju samo u niže navedene svrhe. Taj je popis zatvoren; obrasci koji se poslije mogu proširivati, kao što su „vođenje poslovnih procesa”, „i slično”, „ako se u budućnosti ukaže potreba” ili „druge svrhe koje se smatraju potrebnima”, namjerno nisu upotrijebljeni.

• Zaprimiti vašu prijavu, zabilježiti je i spriječiti dvostruko bilježenje iste prijave
• Ocijeniti vašu prijavu s obzirom na potrebe ÖZKOÇ-a za radnom snagom
• Javiti vam se u vezi s prijavom i, po potrebi, pozvati vas na razgovor
• Samo ako ste dali izričitu privolu: čuvati vašu prijavu u bazi kandidata radi ponovnog ocjenjivanja na radnim mjestima koja će se otvoriti u budućnosti
• Spriječiti zlouporabu obrasca za prijavu automatiziranim slanjem

8. Tablica podatak — svrha — pravna osnova — čuvanje

Članak 5. Naputka traži da se za svaku radnju obrade jasno navede pravna osnova. U nastavku su za svaku stavku podataka pojedinačno navedeni pravna osnova i rok čuvanja.

Kratice: čl. 5/2-c = izravna povezanost sa sklapanjem ili izvršenjem ugovora (uključujući fazu prije sklapanja ugovora), čl. 5/2-f = legitimni interes voditelja obrade, čl. 5/1 = izričita privola.

Zašto čl. 5/2-c, a ne izričita privola: prijavu šaljete sami, svojom voljom i s namjerom sklapanja ugovora o radu. Zaprimanje, čitanje i ocjenjivanje prijave te odgovor vama upravo su ta predugovorna faza. Traženje zasebne izričite privole za te radnje pretvorilo bi privolu u suglasnost koja zapravo nije slobodna — prijava kandidata koji privolu povuče ionako se ne bi mogla ocijeniti.

Zašto IZRIČITA PRIVOLA za bazu kandidata: kada ocjenjivanje završi, završava i predugovorna faza. Čuvanje vaše prijave za radno mjesto koje danas ne postoji, a moglo bi se otvoriti u budućnosti, više nije izravno povezano s ugovorom. Pozivanje na legitimni interes moglo bi se osporavati; osim toga, ispitaniku je to teško predvidjeti. Zato je odabran najjasniji put, koji se u svakom trenutku može povući: izričita privola u zasebnom polju obrasca. Ako privolu ne date, vaša se prijava svejedno ocjenjuje; samo se istekom roka briše.

9. Rok čuvanja i uništavanje

Vaša se prijava čuva NAJVIŠE 180 DANA (otprilike 6 mjeseci) od dana kada nam je stigla. Ako ste dali izričitu privolu za bazu kandidata, taj je rok NAJVIŠE 365 DANA (1 godina). Rok je izražen u danima jer i sustav broji u danima; da je izražen u mjesecima, objavljeni bi se rok i primijenjeni rok razlikovali za nekoliko dana. Istekom roka brišu se zapis prijave i životopis koji ste poslali e-poštom.

Ti su rokovi vlastita odluka ÖZKOÇ-a; za prijavu kandidata zakon ne propisuje ni najkraći ni najdulji rok. Rok je određen uz poštovanje načela razmjernosti iz čl. 4/2-(ç) KVKK-a, polazeći od vremena tijekom kojega opća prijava, koja nije vezana uz otvoreno radno mjesto, ostaje razumno aktualna.

Brisanje se ne prepušta ničijem pamćenju. Članak 11. Pravilnika o brisanju, uništavanju ili anonimizaciji osobnih podataka postavlja gornju granicu od najviše šest mjeseci za periodično uništavanje; ÖZKOÇ taj posao obavlja JEDNOM DNEVNO, dakle daleko ispod te granice. Zapis i dokumentacija prijave kojoj je istekao rok brišu se pri tom uništavanju. Brisanje obuhvaća i zapis prijave na poslužitelju i obavijest u sandučiću ik@ozkoc.com.tr te životopis koji ste poslali e-poštom; sandučić se čisti prema pisanoj uputi, uz vođenje evidencije.

Možete zatražiti brisanje i prije isteka roka: dovoljno je da nam se obratite na jedan od načina iz 14. poglavlja. Ako povučete izričitu privolu koju ste dali za bazu kandidata, zapis se briše i prije isteka roka; povlačenje privole ne čini ranije provedeno ocjenjivanje nezakonitim.

10. Strane kojima se osobni podaci prenose i svrha prijenosa

U skladu s čl. 4/1-(c) Naputka u nastavku su navedene strane kojima se podaci prenose i svrha prijenosa za svaku od njih.

Vaša se prijava NE PRENOSI agenciji za savjetovanje u području ljudskih resursa, platformi s oglasima za posao, tvrtki za provjeru preporuka ni usluzi koja prodaje baze životopisa; ne dijeli se ni s jednim drugim poslodavcem. Vaši se osobni podaci ne kupuju od trećih osoba i ne prikupljaju s vaših profila na društvenim mrežama. U obrascu postoji neobvezno polje za poveznicu na profil (primjerice LinkedIn): ispunjavanje tog polja ovisi o vama, adresu navodite vi, a u zapis ulazi samo adresa koju ste upisali; s vašeg se profila podaci ne preuzimaju automatski.

Niže navedene strane pojavljuju se samo u opsegu potrebnom za pružanje usluge; za svaku od njih svrha i osnova prijenosa posebno su prikazane u tablici.

Posljednji redak u tablici jest kanal za WhatsApp obavijesti koji na vlastiti telefon ÖZKOÇ-a javlja da je u sandučić Ljudskih resursa stigla nova prijava. TAJ KANAL NE PRENOSI NIJEDAN PODATAK KOJI VAS IDENTIFICIRA. Poruka nosi samo izraz „stigla je nova prijava za posao” i broj zapisa prijave; broj zapisa nasumično je generiran broj koji služi pronalaženju vaše prijave u našim evidencijama i sam po sebi ne upućuje ni na koga. U polje u koje se kod obavijesti o ponudi i servisu upisuje naziv tvrtke, kod obavijesti Ljudskih resursa ide stalna crtica (-). Vaše ime, adresa e-pošte, broj telefona, tekst poruke i životopis NE ULAZE U PORUKU; oni ostaju samo u sandučiću ik@ozkoc.com.tr i u zapisu prijave na poslužitelju. Kanal je uz to DANAS ZATVOREN: ne šalje se nijedna poruka.

11. Način prikupljanja i automatizirano odlučivanje

U skladu s čl. 4/1-(ç) Naputka vaši se osobni podaci prikupljaju u elektroničkom obliku: automatski, putem obrasca za prijavu Ljudskim resursima na stranici ozkoc.com.tr, a životopis putem e-pošte koju šaljete na adresu ik@ozkoc.com.tr. Sve podatke u obrascu upisujete sami; životopis i njegov sadržaj birate vi i šaljete vi. Obrascu se ne prilažu datoteke.

Ovaj obrazac ne sadrži sustav koji vašu prijavu boduje, rangira ili automatski odbacuje. Vašu prijavu čita čovjek i ocjenjuje čovjek; ne donosi se odluka koja bi isključivo automatiziranim sustavima proizvela posljedicu na vašu štetu.

Vaša se prijava ne koristi za izradu profila, ciljanje oglasa ni u marketinške svrhe. Podaci iz ovog obrasca ne spajaju se s poslovnim zapisima koji dolaze iz obrazaca za ponudu i servis na stranicama.

12. Podaci koje ne prikupljamo

Sljedeće se namjerno ne prikuplja niti traži. Pišemo to ovdje jer biste, budući da se u postupcima prijave to najčešće traži, mogli pretpostaviti da tražimo i mi.

• IP ADRESA POSJETITELJA SE NE ČUVA. IP se pri slanju obrasca koristi samo u tom trenutku, radi primjene ograničenja učestalosti; jedino što se bilježi jest njezin posoljeni jednosmjerni sažetak, koji se briše kada prozor istekne.
• Posebne kategorije osobnih podataka se ne traže; u obrascu ne postoji takvo polje. Ako ipak stignu iako nisu tražene, primjenjuje se pravilo iz 5. poglavlja.
• Turski osobni identifikacijski broj, preslika osobne iskaznice ili putovnice, podaci o bankovnom računu i potvrda o prebivalištu ne traže se u fazi prijave.
• Naziv datoteke vašeg životopisa ne obrađuje se kao zaseban podatak i ne unosi se ni u jedan popis; naziv i sadržaj privitka e-pošte stoje samo u sandučiću Ljudskih resursa, onakvi kakvi su stigli. Naziv datoteke često sadrži ime osobe; preporučujemo da odaberete naziv datoteke koji osim imena i prezimena ne sadrži osobne podatke.
• Vaši se profili na društvenim mrežama ne pretražuju; životopisi ni popisi kandidata ne kupuju se od trećih osoba.
• Vaša se prijava ne dodaje na oglasnu ili marketinšku listu; iz ovog obrasca ne nastaje pretplata na newsletter.

13. Vaša prava iz čl. 11. KVKK-a

Obraćanjem voditelju obrade možete ostvariti sva niže navedena prava. Ostvarivanje tih prava ne utječe negativno na ocjenjivanje vaše prijave.

• Saznati obrađuju li se vaši osobni podaci (čl. 11/1-a)
• Ako se obrađuju, zatražiti informaciju o tome (čl. 11/1-b)
• Saznati svrhu obrade vaših osobnih podataka i koriste li se u skladu s tom svrhom (čl. 11/1-c)
• Znati kojim su trećim osobama u zemlji ili inozemstvu vaši osobni podaci preneseni (čl. 11/1-ç)
• Zatražiti ispravak vaših osobnih podataka ako su nepotpuno ili netočno obrađeni (čl. 11/1-d)
• Zatražiti brisanje ili uništavanje vaših osobnih podataka pod uvjetima iz čl. 7. KVKK-a (čl. 11/1-e)
• Zatražiti da se o ispravku, brisanju ili uništavanju obavijeste treće osobe kojima su vaši osobni podaci preneseni (čl. 11/1-f)
• Prigovoriti nastanku posljedice na vašu štetu koja proizlazi iz analize obrađenih podataka isključivo automatiziranim sustavima (čl. 11/1-g)
• Zatražiti naknadu štete ako ste pretrpjeli štetu zbog nezakonite obrade vaših osobnih podataka (čl. 11/1-ğ)

14. Kako ostvarujete svoja prava

Zahtjev nam možete uputiti na jedan od niže navedenih načina, u skladu s čl. 5. Naputka o postupku i načelima podnošenja zahtjeva voditelju obrade. U zahtjevu trebate navesti ime, prezime, svoj turski osobni identifikacijski broj (ako ste strani državljanin, državljanstvo i broj putovnice), adresu za dostavu pismena i predmet zahtjeva.

• Pisano, vlastoručno potpisanim podneskom: osobno ili preko javnog bilježnika na adresu Ömerli Mah. Hadımköy-İstanbul Cad. No:196, 34555 Arnavutköy / İstanbul
• Putem registrirane elektroničke pošte (KEP) na našu KEP adresu — našu aktualnu KEP adresu možete zatražiti na ozkoc@ozkoc.com.tr
• E-poštom potpisanom sigurnim elektroničkim potpisom ili mobilnim potpisom
• Pisanjem na adresu ik@ozkoc.com.tr ili ozkoc@ozkoc.com.tr s adrese e-pošte s koje ste poslali prijavu i koja je zabilježena u našem sustavu
• Za povlačenje izričite privole koju ste dali za bazu kandidata i za zahtjev da se vaša prijava izbriše dovoljno je da pišete na adresu ik@ozkoc.com.tr; za to ne morate slijediti službeni postupak podnošenja zahtjeva.
• Vaš se zahtjev rješava bez naknade, najkasnije u roku od TRIDESET DANA od dana kada nam je stigao (čl. 13/2 KVKK-a). Ako postupanje iziskuje i trošak, može se naplatiti naknada prema tarifi koju određuje Odbor.
• Ako vaš zahtjev bude odbijen, ako odgovor koji smo dali smatrate nedostatnim ili ako odgovor ne bude dan u roku od trideset dana, možete podnijeti pritužbu Odboru za zaštitu osobnih podataka u roku od trideset dana od dana kada ste saznali za odgovor, a u svakom slučaju u roku od šezdeset dana od dana podnošenja zahtjeva (čl. 14. KVKK-a).

15. Stupanje na snagu i verzija

Verzija ovog dokumenta i datum posljednjeg ažuriranja navedeni su na vrhu stranice, a dokument je stupio na snagu na dan objave. Aktualna verzija uvijek se objavljuje na ovoj stranici.

Kada se dokument ažurira, mijenja se broj verzije. Izričita privola koju ste dali za bazu kandidata ne prestaje vrijediti sama od sebe pri svakoj promjeni verzije; no kod ažuriranja koje bitno mijenja rok čuvanja, stranu kojoj se podaci prenose ili svrhu korištenja, privola se traži ponovno.

Kada date suglasnost za bazu kandidata, uz zapis vaše suglasnosti čuva se i broj verzije ovog dokumenta koji je u tom trenutku na snazi. Tako je i naknadno jasno na temelju kojeg ste dokumenta dali izričitu privolu.