Notice d’information destinée aux candidats

Ce texte ne demande pas votre consentement explicite — sauf en un point

Ce texte se borne à vous informer. Nous n’avons pas besoin de votre consentement explicite pour recevoir et évaluer votre candidature ; puisque c’est vous qui l’envoyez de votre propre initiative, le traitement tire sa base légale d’ailleurs (voir section 8). Le seul point où un consentement explicite est requis est la conservation de votre candidature dans le VIVIER DE CANDIDATS une fois l’évaluation terminée ; ce consentement est demandé à part, dans une case distincte du formulaire.

L’article 5/1-(f) du Communiqué sur les principes et procédures à respecter dans l’exécution de l’obligation d’information (Journal officiel du 10.03.2018 / 30356) interdit de réunir la notice d’information et le consentement explicite dans une même case. Dans le formulaire, ils ne sont pas réunis : la case par laquelle vous déclarez avoir pris connaissance de la notice d’information et celle par laquelle vous autorisez la conservation dans le vivier de candidats sont deux cases distinctes, et la seconde se présente non cochée.

Ce texte ne se substitue pas à la Notice d’information KVKK, qui porte sur les formulaires de devis et d’intervention du site ; il se lit avec elle. Les cookies, quant à eux, sont exposés dans un document distinct, la Politique de confidentialité et de cookies. Les trois documents ne se remplacent pas les uns les autres.

La version et la date de dernière mise à jour figurant en tête de page indiquent quel état de ce texte vous êtes en train de lire.

1. Identité du responsable du traitement

Conformément à l’article 10 de la KVKK et à l’article 4/1-(a) du Communiqué, le responsable du traitement est la personne morale suivante. L’interlocuteur d’une candidature aux Ressources humaines est cette même personne morale ; votre candidature ne part ni vers un cabinet de conseil en ressources humaines, ni vers une autre société.

• Raison sociale : ÖZKOÇ HİDROLİK MAKİNA SAN. VE TİC. A.Ş.
• Adresse : Ömerli Mah. Hadımköy-İstanbul Cad. No:196, 34555 Arnavutköy / İstanbul
• Téléphone : +90 212 550 48 06
• Adresse e-mail des Ressources humaines : ik@ozkoc.com.tr
• Adresse e-mail générale : ozkoc@ozkoc.com.tr
• Horaires d’ouverture : 07:00–17:00 (UTC+3)

2. Ce que fait ce formulaire, ce qu’il ne fait pas

Le formulaire de candidature des Ressources humaines est un formulaire de CANDIDATURE SPONTANÉE. Le site ne comporte pas de liste de postes ouverts ; vous ne répondez pas à une annonce déterminée, vous vous présentez.

Remplir le formulaire ne fait naître ni contrat de travail, ni engagement d’embauche, ni avant-contrat. Le formulaire ne crée ni adhésion, ni compte, ni mot de passe ; aucun paiement n’est encaissé, aucune donnée de carte n’est demandée.

Aucun fichier n’est joint au formulaire. Votre candidature est acheminée vers la boîte Ressources humaines de l’entreprise, à l’adresse ik@ozkoc.com.tr, et conservée dans l’enregistrement de candidature situé sur le serveur qui héberge le site. Votre CV, quant à lui, vous l’envoyez par e-mail à cette même adresse, ik@ozkoc.com.tr ; votre candidature n’est complète qu’avec le CV. Le CV reçu par e-mail n’est conservé que dans la boîte des Ressources humaines.

3. Données personnelles traitées dans le formulaire de candidature

Les champs suivants sont traités. Si vous laissez vide un champ non obligatoire, la donnée correspondante n’est jamais créée.

• Nom et prénom — pour établir à qui appartient la candidature et pour vous nommer correctement
• Adresse e-mail — pour vous répondre par écrit au sujet de votre candidature
• Numéro de téléphone — pour vous joindre afin de parler de votre candidature
• Texte du message — pour comprendre dans quel domaine et pour quelles raisons vous souhaitez travailler
• CV — il N’EST PAS JOINT au formulaire ; vous l’envoyez par e-mail à l’adresse ik@ozkoc.com.tr et il est nécessaire pour que votre candidature soit complète. Son contenu est exposé aux sections 4 et 5
• Horodatage d’envoi et numéro d’enregistrement — pour dédoublonner la candidature et éviter qu’une même candidature soit enregistrée deux fois

4. Le CV que vous envoyez par e-mail et son contenu

Votre CV n’est pas joint au formulaire ; vous l’envoyez par e-mail à l’adresse ik@ozkoc.com.tr et votre candidature n’est complète qu’avec lui. C’est vous qui décidez de ce qu’il contient ; aucune information particulière ne vous est demandée et aucun modèle de CV obligatoire ne vous est imposé. Cela signifie que le contenu est entre vos mains — et, en même temps, que vous pouvez en retirer les informations que vous n’êtes pas tenu d’envoyer.

Les informations dont nous avons besoin pour évaluer une candidature sont les suivantes : niveau de formation, expérience professionnelle, compétences professionnelles, certifications, langues étrangères et les coordonnées qui nous permettent de vous joindre.

Données NON NÉCESSAIRES à l’évaluation, que nous vous prions de ne pas envoyer : numéro d’identité national turc, photocopie de la carte d’identité ou du passeport, lieu et date de naissance, situation de famille, informations sur le conjoint et les enfants, noms des parents, justificatif de domicile, photocopie du permis de conduire, coordonnées bancaires, photo d’identité, situation au regard du service militaire, certificat médical ou information de handicap, extrait de casier judiciaire, appartenance à une association, une fondation ou un syndicat, religion et opinion politique.

Si l’une de ces données devenait réellement nécessaire à un stade ultérieur du processus de recrutement, elle vous serait demandée SÉPARÉMENT, en indiquant sa finalité et sa base légale. Elle n’est pas demandée au moment de la candidature.

5. Données personnelles sensibles — nous n’en voulons pas, nous ne les utilisons pas

L’article 6 de la KVKK qualifie de données personnelles SENSIBLES les informations relatives à la santé et à la vie sexuelle, à la religion, à la confession et aux autres croyances, à la race et à l’origine ethnique, aux opinions politiques, aux convictions philosophiques, à la tenue vestimentaire, à l’appartenance à une association, une fondation ou un syndicat, aux condamnations pénales et aux mesures de sûreté, ainsi que les données biométriques et génétiques, et il soumet leur traitement à des conditions strictes.

Aucun champ du formulaire de candidature ne demande l’une de ces données. Nous n’en voulons pas et nous vous prions de ne pas nous en envoyer.

Un CV peut néanmoins porter, par le choix de celui qui l’a rédigé, un état de santé, une information de handicap, un groupe sanguin, un extrait de casier judiciaire, une appartenance à une association ou à un syndicat, une situation au regard du service militaire, ou encore des éléments révélant la religion ou l’opinion politique. Si une telle donnée nous parvient alors que nous ne l’avons pas demandée : elle N’A PAS ÉTÉ DEMANDÉE par nous ; le fait de l’avoir envoyée ne signifie PAS que vous avez donné un consentement explicite et aucun consentement n’est réputé recueilli ; elle N’EST PAS UTILISÉE dans l’évaluation du recrutement et ne fonde aucune décision ; elle n’est reportée ni dans un autre enregistrement, ni sur une liste, ni dans un champ interrogeable, ni dans un tableur ; dès qu’elle est repérée, soit le passage concerné est occulté de manière définitive, soit le document entier est supprimé et une version qui ne contient pas ces données vous est demandée.

Ce n’est pas une exception, c’est la règle : nous ne disposons d’aucune condition de traitement valable pour traiter une donnée sensible et nous ne cherchons pas à en créer une. Le meilleur résultat est que ces données ne nous parviennent jamais ; le deuxième meilleur est qu’elles soient supprimées lorsqu’elles nous parviennent.

6. Les données d’autres personnes figurant dans votre CV

Un champ que l’on rencontre souvent dans les CV est celui des personnes de référence. Lorsque vous écrivez le nom, la fonction ou les coordonnées d’une référence, vous nous transférez les données personnelles de cette personne. Cette personne est elle aussi une personne concernée au sens de la KVKK et ce n’est pas elle qui s’est adressée à nous ; elle peut ignorer que ses données nous sont parvenues.

C’est pourquoi nous vous prions d’informer la personne concernée avant d’indiquer une référence. Les personnes de référence ne sont contactées qu’aux fins de l’évaluation de la présente candidature et seulement si nécessaire ; leurs données sont soumises à la durée de conservation de votre candidature, elles sont supprimées en même temps qu’elle et ne sont utilisées à aucune autre fin.

La même règle vaut pour toute information relative à un tiers que vous placez dans votre CV : elle n’est lue que pour évaluer votre candidature, elle n’est ni reproduite ni reportée dans un enregistrement distinct.

7. Finalités du traitement de vos données personnelles

Vos données ne sont traitées qu’aux fins énumérées ci-dessous. Cette liste est fermée ; des formules extensibles a posteriori telles que « conduite des processus de l’entreprise », « et autres finalités semblables », « en cas de besoin ultérieur » ou « autres finalités jugées nécessaires » ont été délibérément écartées.

• Recevoir votre candidature, l’enregistrer et éviter le double enregistrement d’une même candidature
• Évaluer votre candidature au regard des besoins en personnel d’ÖZKOÇ
• Vous répondre au sujet de votre candidature et, le cas échéant, vous inviter à un entretien
• Uniquement si vous avez donné votre consentement explicite : conserver votre candidature dans le vivier de candidats afin de la réexaminer pour les postes qui s’ouvriront ultérieurement
• Empêcher l’usage abusif du formulaire de candidature par des envois automatisés

8. Tableau donnée — finalité — base légale — conservation

L’article 5 du Communiqué exige que la base légale de chaque opération de traitement soit écrite en clair. Ci-dessous, la base légale et la durée de conservation sont indiquées une par une pour chaque élément de donnée.

Abréviations : art. 5/2-c = lien direct avec la conclusion ou l’exécution d’un contrat (phase antérieure à la conclusion comprise), art. 5/2-f = intérêt légitime du responsable du traitement, art. 5/1 = consentement explicite.

Pourquoi l’article 5/2-c plutôt que le consentement explicite : c’est vous qui envoyez la candidature, de votre propre initiative et dans l’intention de conclure un contrat de travail. La réception, la lecture, l’évaluation de la candidature et la réponse qui vous est faite constituent précisément cette phase précontractuelle. Exiger en outre un consentement explicite pour ces traitements transformerait le consentement en un accord qui ne serait pas réellement libre — la candidature d’un candidat retirant son consentement deviendrait de toute façon impossible à évaluer.

Pourquoi un CONSENTEMENT EXPLICITE pour le vivier de candidats : lorsque l’évaluation s’achève, la phase précontractuelle s’achève également. Conserver votre candidature pour un poste qui n’existe pas aujourd’hui et pourrait s’ouvrir plus tard n’est plus directement lié à un contrat. S’appuyer sur l’intérêt légitime serait discutable ; or cela est difficile à prévoir pour la personne concernée. C’est pourquoi la voie la plus claire et révocable à tout moment a été retenue : un consentement explicite, dans une case distincte du formulaire. Si vous ne le donnez pas, votre candidature est tout de même évaluée ; elle est simplement supprimée à l’échéance.

9. Durée de conservation et destruction

Votre candidature est conservée AU PLUS 180 JOURS (environ 6 mois) à compter de la date à laquelle elle nous parvient. Si vous avez donné votre consentement explicite pour le vivier de candidats, cette durée est AU PLUS DE 365 JOURS (1 an). La durée est écrite en jours parce que le système compte lui aussi en jours ; écrite en mois, la durée annoncée et la durée appliquée s’écarteraient de quelques jours. À l’échéance, l’enregistrement de candidature et le CV que vous avez envoyé par e-mail sont supprimés.

Ces durées relèvent de la décision propre d’ÖZKOÇ ; aucune durée minimale ou maximale n’est fixée par la loi pour une candidature. La durée a été déterminée au regard du principe de proportionnalité posé à l’article 4/2-(ç) de la KVKK, en retenant la durée pendant laquelle une candidature spontanée, non liée à un poste ouvert, reste raisonnablement actuelle.

L’effacement n’est pas laissé à la mémoire d’une personne. L’article 11 du Règlement relatif à l’effacement, à la destruction ou à l’anonymisation des données personnelles fixe un plafond de six mois au plus pour la destruction périodique ; ÖZKOÇ effectue ce travail UNE FOIS PAR JOUR, donc très en deçà de ce plafond. L’enregistrement et le dossier de candidature arrivés à échéance sont supprimés lors de cette destruction. L’effacement porte aussi bien sur l’enregistrement de candidature du serveur que sur le message de notification et le CV envoyé par e-mail présents dans la boîte ik@ozkoc.com.tr ; le nettoyage de la boîte est conduit sur instruction écrite et fait l’objet d’une trace.

Vous pouvez demander une suppression sans attendre l’échéance : il vous suffit de nous saisir par l’une des voies indiquées à la section 14. Si vous retirez le consentement explicite donné pour le vivier de candidats, l’enregistrement est supprimé même si la durée n’est pas écoulée ; le retrait de votre consentement ne rend pas illicite l’évaluation déjà réalisée.

10. Parties destinataires des données personnelles et finalité du transfert

Conformément à l’article 4/1-(c) du Communiqué, les parties destinataires d’un transfert et la finalité de chaque transfert figurent ci-dessous.

Votre candidature N’EST TRANSFÉRÉE ni à un cabinet de conseil en ressources humaines, ni à une plateforme d’offres d’emploi, ni à une société de contrôle de références, ni à un service qui vend des viviers de CV ; elle n’est partagée avec aucun autre employeur. Vos données personnelles ne sont ni achetées à des tiers ni collectées sur vos profils de réseaux sociaux. Le formulaire comporte un champ facultatif de lien vers un profil (par exemple LinkedIn) : le remplir dépend de vous, c’est vous qui fournissez l’adresse et seule l’adresse que vous avez écrite est portée dans l’enregistrement ; aucune donnée n’est extraite automatiquement de votre profil.

Les parties ci-dessous n’interviennent que dans la mesure nécessaire à la fourniture du service ; la finalité et le fondement du transfert sont indiqués séparément pour chacune dans le tableau.

La dernière ligne du tableau correspond au canal de notification WhatsApp qui signale au téléphone propre d’ÖZKOÇ qu’une nouvelle candidature est arrivée dans la boîte des Ressources humaines. CE CANAL NE TRANSPORTE AUCUNE INFORMATION PERMETTANT DE VOUS IDENTIFIER. Le message ne porte que la mention « une nouvelle candidature est arrivée » et le numéro d’enregistrement de la candidature ; ce numéro, généré aléatoirement, sert à retrouver votre candidature dans nos propres enregistrements et ne désigne personne à lui seul. Là où les notifications de devis et d’intervention portent le nom de la société, un tiret fixe (-) est envoyé dans la notification de candidature. Votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, le texte de votre message et votre CV N’ENTRENT PAS DANS LE MESSAGE ; ils restent uniquement dans la boîte ik@ozkoc.com.tr et dans l’enregistrement de candidature du serveur. Le canal est en outre AUJOURD’HUI FERMÉ : pas un seul message n’est envoyé.

11. Méthode de collecte et décision automatisée

Conformément à l’article 4/1-(ç) du Communiqué, vos données personnelles sont collectées par voie électronique : automatiquement, au moyen du formulaire de candidature des Ressources humaines présent sur ozkoc.com.tr, et, pour votre CV, au moyen de l’e-mail que vous envoyez à l’adresse ik@ozkoc.com.tr. C’est vous qui écrivez la totalité des informations du formulaire ; c’est vous qui choisissez et envoyez le CV et son contenu. Aucun fichier n’est joint au formulaire.

Ce formulaire ne comporte aucun système qui noterait, classerait ou éliminerait automatiquement votre candidature. Votre candidature est lue par un être humain et évaluée par un être humain ; aucune décision produisant à votre encontre un résultat défavorable au moyen exclusif de systèmes automatisés n’est prise.

Votre candidature n’est utilisée ni pour établir un profil, ni pour cibler de la publicité, ni à des fins de promotion. Les données issues de ce formulaire ne sont pas fusionnées avec les enregistrements commerciaux provenant des formulaires de devis et d’intervention du site.

12. Les données que nous ne collectons pas

Les éléments ci-dessous ne sont sciemment ni collectés ni demandés. Nous l’écrivons ici parce que, ces informations étant souvent réclamées dans les processus de recrutement, vous pourriez supposer que nous les réclamons aussi.

• L’ADRESSE IP DU VISITEUR N’EST PAS CONSERVÉE. L’adresse IP n’est utilisée qu’à l’instant de l’envoi du formulaire, pour appliquer la limitation de débit ; la seule chose enregistrée est son empreinte salée à sens unique, elle-même supprimée à la fin de la fenêtre.
• Aucune donnée personnelle sensible n’est demandée ; le formulaire ne comporte pas de champ de ce type. Si une telle donnée nous parvient sans avoir été demandée, la règle de la section 5 s’applique.
• Le numéro d’identité national turc, la photocopie de la carte d’identité ou du passeport, les coordonnées bancaires et le justificatif de domicile ne sont pas demandés au stade de la candidature.
• Le nom du fichier de votre CV n’est pas traité comme une donnée distincte et n’est reporté sur aucune liste ; le nom et le contenu de la pièce jointe restent tels quels, uniquement dans la boîte des Ressources humaines. Un nom de fichier porte le plus souvent le nom d’une personne ; nous vous conseillons de choisir un nom de fichier ne contenant aucune donnée personnelle autre que vos nom et prénom.
• Vos profils de réseaux sociaux ne sont pas explorés ; aucun CV ni aucune liste de candidats n’est acheté à des tiers.
• Votre candidature n’est ajoutée à aucune liste publicitaire ou de promotion ; ce formulaire ne fait naître aucun abonnement à une lettre d’information.

13. Vos droits au titre de l’article 11 de la KVKK

En vous adressant au responsable du traitement, vous pouvez exercer l’ensemble des droits suivants. L’exercice de ces droits n’a aucune conséquence défavorable sur l’évaluation de votre candidature.

• Apprendre si vos données personnelles font ou non l’objet d’un traitement (art. 11/1-a)
• Demander des informations à ce sujet lorsqu’elles ont été traitées (art. 11/1-b)
• Apprendre la finalité du traitement de vos données personnelles et si elles sont utilisées conformément à cette finalité (art. 11/1-c)
• Connaître les tiers, en Turquie ou à l’étranger, auxquels vos données personnelles sont transférées (art. 11/1-ç)
• Demander la rectification de vos données personnelles lorsqu’elles ont été traitées de manière incomplète ou inexacte (art. 11/1-d)
• Demander l’effacement ou la destruction de vos données personnelles dans les conditions prévues à l’article 7 de la KVKK (art. 11/1-e)
• Demander que les opérations de rectification, d’effacement ou de destruction soient notifiées aux tiers auxquels vos données personnelles ont été transférées (art. 11/1-f)
• Vous opposer à ce qu’un résultat vous soit défavorable, produit par l’analyse de vos données traitées au moyen exclusif de systèmes automatisés (art. 11/1-g)
• Demander la réparation du préjudice subi lorsque vous subissez un dommage résultant d’un traitement illicite de vos données personnelles (art. 11/1-ğ)

14. Comment exercer vos droits

Conformément à l’article 5 du Communiqué sur les principes et procédures de saisine du responsable du traitement, vous pouvez adresser votre demande par l’une des voies suivantes. Votre demande doit indiquer vos nom et prénom, votre numéro d’identité national turc (votre nationalité et votre numéro de passeport si vous êtes étranger), votre adresse de notification et l’objet de votre demande.

• Par écrit, au moyen d’une requête signée de manière manuscrite : en personne ou par voie notariale, à l’adresse Ömerli Mah. Hadımköy-İstanbul Cad. No:196, 34555 Arnavutköy / İstanbul
• Par courrier électronique enregistré (KEP) adressé à notre adresse KEP — vous pouvez demander notre adresse KEP à jour à ozkoc@ozkoc.com.tr
• Par un e-mail signé au moyen d’une signature électronique sécurisée ou d’une signature mobile
• En écrivant à ik@ozkoc.com.tr ou à ozkoc@ozkoc.com.tr depuis l’adresse e-mail avec laquelle vous avez envoyé votre candidature et qui est enregistrée dans notre système
• Pour retirer le consentement explicite donné pour le vivier de candidats et demander la suppression de votre candidature, il vous suffit d’écrire à ik@ozkoc.com.tr ; vous n’êtes pas tenu de suivre la procédure formelle de saisine.
• Votre demande est traitée gratuitement dans un délai maximal de TRENTE JOURS à compter de sa réception (art. 13/2 de la KVKK). Si l’opération entraîne un coût, la redevance prévue par le tarif fixé par le Comité peut être perçue.
• Si votre demande est rejetée, si vous jugez notre réponse insuffisante ou si aucune réponse n’est donnée dans les trente jours, vous pouvez saisir d’une réclamation le Comité de protection des données personnelles dans les trente jours à compter de la date à laquelle vous avez pris connaissance de la réponse et, en tout état de cause, dans les soixante jours à compter de la date de votre saisine (art. 14 de la KVKK).

15. Entrée en vigueur et version

La version et la date de dernière mise à jour de ce texte figurent en tête de page ; il est entré en vigueur à la date de sa publication. La version en vigueur est toujours publiée sur cette page.

Lorsque le texte est mis à jour, le numéro de version change. Le consentement explicite que vous avez donné pour le vivier de candidats ne devient pas caduc de lui-même à chaque changement de version ; en revanche, une mise à jour modifiant substantiellement la durée de conservation, la partie destinataire d’un transfert ou la finalité d’utilisation entraîne une nouvelle demande de consentement.

Lorsque vous donnez votre accord pour le vivier de candidats, le numéro de version de ce texte alors en vigueur est conservé avec l’enregistrement de votre accord. Ainsi, le texte sur la base duquel vous avez donné votre consentement explicite reste identifiable par la suite.